Giulia si presenta puntualissima al nostro microciclo, con il filmato fatto. Abbiamo un inciampo tecnico per cui la condivisione del filmato non parte subito: Muda di difetto. Mentre lavoriamo per sbloccare la situazione, Giulia parte con la descrizione verbale del processo filmato (non del filmato, attenzione!) e di pari passo con la processione dei perché: cosa facciamo, perché lo facciamo, perché non facciamo altro, ecc.. Giulia ancora non lo sa, ancora non può saperlo, ma sta facendo muda di processo, un muda che in questo caso è molto pericoloso per questi motivi:
- Sta raccontando, narrando, la sua rappresentazione mentale del processo, e così facendo inconsapevolmente la “rinforza” nel suo cervello. Più la rappresentazione è “rinforzata”, più Giulia dovrà fare fatica (in termini letterali di fatica fisica e consumo energetico) per superarla
- La narrazione influenza l’interlocutore, che può “accontentarsi” di questo livello di descrizione del processo prendendola per sufficiente, e disinteressarsi di ricercare riscontri fattuali in modo da ampliare la visuale: perché sprecare ulteriori energie? Noi siamo interlocutori di tipo diverso, non corriamo questo rischio. Ma gli altri, in azienda, che cosa faranno?
Altro aspetto interessante: perché fare un video se fare un racconto è sufficiente? Delle due l’una: o il racconto è muda o lo è il video!
Finalmente riusciamo ad avere disponibili i video per la visione, sono passati dieci minuti, decisamente dobbiamo rivedere il processo di raccolta filmati per la successiva condivisione. Poiché ci troviamo davanti a diversi video, e non a uno unico ci rivolgiamo ad Giulia:
Ugo: “Che cosa pensi sia bene vedere ora?”
Giulia: “filmare tutto il processo era lungo e noioso. Per me per farlo e per voi per guardarlo. Ho cercato di filmare dei pezzettini che fossero significativi”.
Ahia, brutto segno.
L’intento di Giulia è apprezzabile e condivisibile, ma purtroppo qui la parola chiave è “significativo”. Significativo secondo quale criterio? Ovviamente, qualunque criterio esso sia, non può che essere figlio degli attuali software neurali, quelli che hanno già dato prova di essere all’oscuro non del concetto, ma della sostanza reale di muda.
Non importa: tutto ciò che viene prodotto dai cicli è buono e utile per progredire e costruire nuovi software neurali, più efficaci ed efficienti degli attuali. Da qui si può e si deve partire, non da altro, per costruire una base solida e duratura per rendere in grado i soggetti di generare miglioramento continuo vero.
Il primo video dura 43 secondi, e mostra il monitor di un pc su cui si vede l’interfaccia di un’applicazione e la mano di una persona su un mouse. Tutto qui. Il video inizia nel pieno dell’azione, tutte le attività equivalenti a “Ho preso carta e penna” dell’esperimento sui muda (vedi nostro articolo Muda-Che cosa sono parte 1 e 2) non sono state filmate.
Mentre scorre il video Giulia continua a raccontare il processo: non descrive cosa c’è nel filmato.
Ogni azione che noi vediamo per quella che è, ad esempio; “Operatore sposta mouse da un punto all’altro”, nel racconto di Giulia è “convertita” nella sua finalità, “l’operatore sta cercando i dati da associare al numero di matricola”, finalità che ovviamente NON si vede nel video.
L’interazione tra noi, con o senza filmato, in questo stadio, avviene entro la stessa caratteristica di contesto/ambiente: non siamo sul gemba.
Mi faccio l’idea che i video, per Giulia, dovessero essere supporti fatti a nostro beneficio (mio e di Ugo) per renderci più comprensibile il racconto, magari anche una sorta di “le cose stanno come vi dico e queste sono le prove…
Il criterio che sta dietro al termine “significativo” comincia a delinearsi…
Si spiegherebbe anche la riluttanza al microciclo precedente a produrre i video stessi: chi non considererebbe una perdita di tempo eseguire un’attività ad uso e consumo di sconosciuti o quasi, per esporgli un processo che si ritiene di conoscere alla perfezione e che non possa riservare alcuna sorpresa?
Anche il tempo richiesto da Giulia per realizzare i filmati acquisirebbe tutt’altro senso: realizzare video con questa finalità risulta ben più dispendioso e complesso che realizzarli con la finalità di ottenere un miglioramento nel riconoscere i muda che abbiamo davanti al naso…
Faccio una domanda dal tono ingenuo e leggero, ma che non è nè ingenua ne leggera:
Stefano: “Come mai sei partita a filmare da qui? Intendo in questo punto preciso, con la maschera del software aperta, l’operatore in quella posizione e la mano sul mouse?”.
Giulia: “E’ un po’ che ci penso e… e stavo cercando un modo per lavorarci su. Perché dietro ci sta un sacco di lavoro: prendere i fogli, spostarsi nell’altra postazione, graffettare i fogli…”
Stefano: “Ah benissimo, allora possiamo vedere tutta questa parte che ci stai raccontando e che mi sembra un bel malloppo di muda”?
Giulia: “No, non l’ho filmata…”
Risata generale.
Propongo di passare al video successivo, e, senza alcuna sorpresa da parte mia il video, per quanto riguarda la sua forma, è una copia perfetta del precedente: dura anch’ esso pochi secondi, anch’esso comincia nel bel mezzo dell’azione, con un operatore (lo stesso di prima) con una penna in mano intento a scrivere su un foglio. Comincia ad emergere un pattern ricorrente, procedo con le domande ingenue.
Stefano: “Giulia, con quale ottica hai fatto questi video?”
Giulia: “Ho cercato il momento in cui va a cercare i dati, riempire il pezzo di carta, per farvi vedere che… Ah tra l’altro qua è successo che l’operatore aveva bisogno della penna, ha dovuto cercarla, l’ha trovata ma non funzionava!”
Stefano: “Ah benissimo! Possiamo vedere questa parte?”
Giulia: “eh no, gli stavo dando la mia penna prendendola dal taschino, no, non potevo filmarla”
Altra risata generale.
Stefano: “A me sembra che tu abbia filmato dei pezzi cercando di ricostruire il processo per come ce l’hai in mente e non per come è. Correggimi se sbaglio”
Giulia: “No, a me sarebbe piaciuto fare un film di 30 minuti, ma avrebbe preso troppo tempo”
Stefano: “E come mai scegliere proprio i pezzi che hai scelto, e non altri?”
A me pare abbastanza evidente che Giulia abbia messo in atto un processo opposto a quello che occorre per migliorare efficacemente i processi: invece che filmare quello che c’è, come è, e poi dai video individuare in maniera chirurgica e quantificata i muda esistenti, è partita dalla sua idea attuale di muda, e li ha filmati.
Giulia vuole raccontarci il processo a tutti i costi, vuole spiegarci i perché.
Ci tiene a farci sapere che questo certificato di collaudo lei lo vede un muda, che gli dà proprio tanto fastidio: allo stesso tempo senza quel foglio, che viene utilizzato dall’ispettore del cliente per dare il suo benestare, il pezzo non può uscire dalla fabbrica, Non Conformità Grave, e quindi non è fatturabile.
Stefano: “Ammetto che è un po’ una forzatura, ma allo stato dei vincoli attuali “esterni” (normative vigenti, esigenze del collaudatore esterno) potremmo considerare il certificato un componente del pezzo?”
Giulia: “Sì ha senso”.
Stefano: “Allora l’inchiostro che viene depositato sul rapportino lo mettiamo tra il muda o il valore?”
Giulia: “E’ una bella domanda. D’istinto ti direi muda ma in realtà sto producendo un valore. Io sono partita considerando tutta questa roba qua assolutamente muda. Immaginati quello che non ho filmato!”
Risata
Stefano: “Vedi? Hai filmato ciò che ti dava fastidio, chissà da quanto tempo, che oggi abbiamo convenuto essere valore, e non hai filmato ciò che non potevi in quel momento filmare, e cioè i muda che oggi effettuiamo per realizzare quel valore rappresentato dal certificato. Non potevi filmarli perché la tua energia, la tua concentrazione, il tuo kanshin era rivolto verso un nemico diverso: il certificato. Siamo d’accordo che in un mondo perfetto il certificato non esisterebbe, ma questo presuppone un cambio di “regole” che non dipende da noi. Possiamo dire qualcosa di simile per il software: sicuramente andare avanti e indietro per le maschere video è un muda, ma è un muda “attaccabile” immediatamente? La sua eliminazione dipende esclusivamente da azioni che sono sotto la tua diretta responsabilità?”
Giulia: “in effetti…”
Ugo: “la tendenza del nostro software neurale primario è quella di concentrarsi su quello che ci appare rimediabile subito, eliminare il fastidio, la minaccia, e non osservare e studiare il problema nella sua interezza. Stare sul gemba ci obbliga a non saltare passaggi; raccontarci come stanno le cose, permette di saltare tutto ciò che vogliamo, con la conseguenza che perdiamo la presa sul quadro reale.
Anche la ‘preferenza’, ti assicuro, di tutti, a individuare i muda che non dipendono da noi presuppone che io percepisca questa attività (kaizen) come una minaccia, qualcosa che mi attacca, non qualcosa che posso utilizzare per rendere più bello il mio mondo.
Questa “disposizione” è anch’essa effetto dei nostri software neurali attuali, primari e secondari, che continueranno a ‘lavorare’ in questo modo finchè non li modifichiamo. E questo è compito nostro. Ti convince?”
Giulia: “Purtroppo mi ci ritrovo: io ho chiaramente filmato le cose che mi stanno sulle palle, che mi brucia vedere e che mi voglio togliere dalle scatole. Però è anche vero che, probabilmente…, sto attaccando la punta dell’iceberg: quel poco che vedo e non la montagna che ci sta sotto e di cui non conosco l’entità, e su cui magari posso agire io, in autonomia, da subito.”
Stefano: “Benissimo Giulia, allora io propongo di dirigere la tua energia, il tuo kanshin verso un altro obiettivo: da “Eliminare il certificato” (quello che vorremmo) a “trovare la maniera a muda minore per realizzare il certificato (quello che possiamo). Che ne dici?”
Giulia: “D’accordo!”
Concordiamo il ciclo successivo, next step: video di 3 minuti casuale, questa volta senza tagli; ci si vede la settimana successiva, dobbiamo ancora scollinare il passo degli incontri più ravvicinati.
Obiettivo dello step: filmare TUTTI i muda, non solo quelli che già conosciamo e che ci stanno sulle balle.
Morale del ciclo: se non sai cosa sono i muda, farai filmati “sbagliati”. Ma per imparare cosa sono i muda devi fare filmati “sbagliati”! E’ però indispensabile che hai qualcuno che i muda sa cosa sono, che utilizza al meglio questi filmati “sbagliati”
Takeawy del microcycle: individuare e riconoscere il VALORE, riconoscere i muda (NON-VALORE),quali, quanti, dove, quando, è un processo continuo finalizzato ad eliminare o ridurre il NON-VALORE, così aumentando il Valore generato da qualunque processo produttivo.